Zapytanie ofertowe na realizację usługi audytu zewnętrznego zadania/projektu współfinansowanego ze środków PFRON pt. „OSOBY ZE SPRAWCZOŚCIĄ- EDYCJA II” 

Część I: Forma zapytania ofertowego:
Rozeznanie rynku poprzez zamieszczenie na stronie internetowej.

Uzasadnienie formy zapytania:
Szacowana wartość zamówienia została ustalona z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb Zamawiającego oraz limitów budżetowych projektu finansowanego ze środków PFRON i nie przekracza progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku z powyższym zamówienie realizowane jest w formie rozeznania rynku poprzez publikację zapytania ofertowego, z zachowaniem zasad celowości, gospodarności, przejrzystości i efektywności wydatkowania środków publicznych.

Część I: Informacje ogólne

A. Informacje o Zleceniobiorcy

1. Pełna nazwa Zleceniobiorcy (zgodna z aktualnym wypisem z rejestru sądowego): FUNDACJA ZEW (KRS 0000864156)
2. Miejscowość: KRASNYSTAW
3. Kod pocztowy: 22-300
4. Ulica: Okrzei
5. Nr : 29/30
6. Gmina: KRASNYSTAW
7. Powiat: KRASNYSTAW
8. Województwo: LUBELSKIE
9. Nr telefonu komórkowego: 503-391-561
10. E-mail: kontakt@fundacjazew.pl
11. Adres strony internetowej, na której zamieszczone zostały informacje dotyczące realizowanego projektu: https://fundacjazew.pl/

Cześć II. Informacje o umowie i projekcie

1. Nr i data umowy zawartej z PFRON: UMOWA nrUM/PW9/2025/3/O_LUBELSKI/11169 zawarta w dniu 26.03.2025r.
2. Kierunek pomocy: 2: ZWIĘKSZENIE SAMODZIELNOŚCI OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH.
3. Typ projektu (zgodnie z umową): Typ projektu 4: Wsparcie realizowane poza placówką (w szczególności: szkolenia, kursy, warsztaty, grupowe i indywidualne zajęcia, usługi wspierające).
4. Cel projektu (zgodnie z wnioskiem): zwiększenie samodzielności 140 osób (kobiet i mężczyzn) z różnymi rodzajami niepełnosprawności – mieszkańców/ek dziesięciu powiatów woj. lubelskiego (pow. krasnostawski, pow. chełmski, m. Chełm, pow. zamojski, m. Zamość, pow. lubelski, m. Lublin, pow. hrubieszowski, pow. biłgorajski, pow. świdnicki) w terminie od 01.04.2025 do 31.03.2026.
5. Nazwa projektu (zgodnie z umową): „OSOBY ZE SPRAWCZOŚCIĄ- EDYCJA II”
6. Termin realizacji projektu od dnia 01-04-2025 do dnia 31-03-2026

Część III: Opis przedmiotu zamówienia

Przeprowadzenie w siedzibie Zamawiającego audytu zewnętrznego realizacji zadań/projektu za okres od 01.04.2025r- do dnia przeprowadzenia audytu. Celem audytu jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

Część IV: Zakres audytu zewnętrznego

1. Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach.
2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
   • księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
   • dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
   • zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania; są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
3. Audyt obejmuje w szczególności:
   • weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
     • weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
     • ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
     • sprawdzenie wniesienia przez Zamawiającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
     • kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
     • sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych,
     • sprawdzenie statusu podatkowego Zamawiającego (w szczególności w zakresie podatku VAT);
   • weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
   • weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
   • weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Zamawiającego (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
   • o ile dotyczy danego Zamawiającego – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Zamawiający prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników;
   • o ile dotyczy danego Zamawiającego – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu;
   • weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
   • weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
   • sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
   • Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).
   • Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.

Część V: Wymagania dotyczące oferenta

1. Oferent powinien wykazać się niezbędnym doświadczeniem oraz dysponowaniem osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzenia audytu.
2. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
   • dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
   • posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
   • posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
   • posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
3. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023, poz. 1270, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego zadania/projektu warunki wskazane w pkt.2 ppkt b),c),d) stosuje się odpowiednio.
4. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
   • wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
   • wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
   • potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
5. Dokumenty, o których mowa w pkt.4, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
6. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Zamawiającego. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
   • posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
   • jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
   • osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
   • w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
   • jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
   • jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
   • z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
8. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
9. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności.
10. Oświadczenia stanowią załączniki do zawartej umowy między wykonawcą audytu zewnętrznego a Zamawiającym.

Część VI: Wymagania dotyczące raportu/sprawozdania

1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
2. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
   • datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
   • nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
   • nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
   • nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
   • całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
   • termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
   • imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
   • termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
   • okres objęty audytem zewnętrznym,
   • zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym zestawienie dokumentów (wystawca, rodzaj, numer dokumentu , kwota kosztu kwalifikowalnego ), które zostały poddane badaniu,
   • podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
   • informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
   • ustalenia stanu faktycznego,
   • wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
   • określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
   • uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
   • podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
3. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

Część VI: Wymagany termin realizacji oraz miejsce realizacji

1. Okres realizacji usługi w terminie od 19.02.2026 r. do 31.03.2026 r.
2. Miejscem realizacji usługi jest siedziba Zamawiającego:
   • Fundacja ZEW, ul. Matysiaka 2, 22-300 Krasnystaw

Część VII: Oferta

1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
2. Wycena powinna być wyrażona w PLN, z uwzględnieniem należnego podatku VAT.
3. Cena brutto zaproponowana przez Wykonawcę powinna obejmować pełen zakres prac określonych w rozeznaniu cenowym oraz zawierać wszelkiego rodzaju koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym np. koszty dojazdu do miejsca realizacji usługi w trakcie jej trwania.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
5. Do oferty należy załączyć Oświadczenie o bezstronności i niezależności ( wzór w załączniku zapytania ofertowego).
6. Zamawiający nie dopuszcza czynności związanych z przeprowadzeniem audytu w formie elektronicznej.
7. Oferta winna być podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy.
8. W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela Agnieszka Szadura-Szczepanik tel. 503-3910561; E-mail:kontat@fundacjazew.pl od poniedziałku do piątku w godz.8.00-15.00,
9. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej przesyłając na adres mailowy kontakt@fundacjazew.pl lub papierowej w biurze Fundacji ZEW ul. Matysiaka 2,22-300 Krasnystaw w  kopercie oznaczonej danymi Wykonawcy oraz napisem oferta „Przeprowadzenie audytu projektu pn ” „OSOBY ZE SPRAWCZOŚCIĄ-EDYCJA II”,
10. Termin składania ofert do dnia 17.02.2026 r. do godz.15.00
11. Zamawiający informuje, iż niniejsze zapytanie nie stanowi zaproszenia do składania ofert w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia umowy, czy też udzielania zamówienia i nie stanowi części procedury udzielania zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
12. Audyt winien być realizowany zgodnie i w oparciu o wytyczne PFRON dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych –Załącznik do uchwały nr 69/2020 Zarządu PFRON z dnia 2 października 2020 r.